Logo cedo recebo uma chamada, Roberto seja bonzinho, e fale para sua equipe pegar leve!!!
Demorei assimilar um pouco durante a chamada, para entender do que o colega estava falando.
Na realidade, tínhamos sido contratados para uma série de auditorias Ambiental e Segurança e Due Diligence nos ativos daquelas organizações, pois a direção pensava em vender ou realizar um IPO, não estavam bem certos ainda!
Antes de uma organização envolver-se em processos mencionados acima, muitos que trabalham na área ficam preocupados, de como estarem preparados.
A verdade é que tendo uma pessoa ou equipe verificando seu trabalho normalmente cria alguma tensão e medo entre os muitos, mesmo se não é a primeira vez que passam por esse processo.
Mas se você está em dia (compliance), tem um sistema de gestão robusto, não a nada a temer, até por que não conheço ninguém 100% em tudo, e para isso existe os planos de ação.
Vamos juntos ponto a ponto, para facilitar na próxima auditoria ou due Diligence que vocês tiverem que passar.
Como se preparar;
- Comunique o escopo da auditoria/due diligence e agenda
- Certifique-se de contatos-chave estão disponíveis para entrevista
- Verifique se os gestores podem claramente descrever seu SGA com precisão
- Providencie acesso da equipe a documentação o mais rápido possível
- Planejar a logística para a equipe da visita, durante o processo (não irrita a turma rsrs)
Os gestores de cada área devem estar atentos para;
- Familiarizar-se com os documentos em sua área
- Saber percorrer a área para um controle nas operações
- Verifique se que somente documentos válidos estão sendo usados
- Identificar os registros que comprovam as exigências
- Esteja preparado para compartilhar os resultados de desempenho para área
- Certifique-se de que as áreas de trabalho são limpas e ordenada
- Confirmar que o passado de não conformidades foram feitos
- Participar nas reuniões prévias
- Conhecer os sistemas de gestão e como ele opera
- Entender o plano de auditoria e funcional áreas
- Estar disponível, ficando junto a equipe de auditoria
Os colaboradores nas áreas devem:
- Entender a política dos seus sistemas de gestão e suas funções
- Preparar-se através da participação em auditorias internas
- Saber onde estão seus documentos localizados
- Ser capaz de recuperar rapidamente sua registros
- Saber como reagir ao auditor perguntas
- Preparar -se para demonstrar suas atividades
- Lembre-se de objetivos do SGA para seus área
Colaboradores devem estar prontos para responder questões, tais como:
- Qual é o objetivo geral do seu SGA presente no processo da operação?
- Descrever o seu trabalho e responsabilidades.
- Existem recursos necessários para seu SGA?
- Como sabe o que fazer?
- Sua participação em treinamentos
Claro que não está tudo aí, até por que cada auditor ou equipe tem sua maneira de trabalhar, principalmente aqueles que tem muita experiência e conhecimento na área em questão
Estamos juntos!
