Pronto para uma auditoria de SGA? Due Diligence?

Logo cedo recebo uma chamada, Roberto seja bonzinho, e fale para sua equipe pegar leve!!!

Demorei assimilar um pouco durante a chamada, para entender do que o colega estava falando.

Na realidade, tínhamos sido contratados para uma série de auditorias Ambiental e Segurança e Due Diligence nos ativos daquelas organizações, pois a direção pensava em vender ou realizar um IPO, não estavam bem certos ainda!

Antes de uma organização envolver-se em processos mencionados acima, muitos que trabalham na área ficam preocupados, de como estarem preparados.

A verdade é que tendo uma pessoa ou equipe verificando seu trabalho normalmente cria alguma tensão e medo entre os muitos, mesmo se não é a primeira vez que passam por esse processo.

Mas se você está em dia (compliance), tem um sistema de gestão robusto, não a nada a temer, até por que não conheço ninguém 100% em tudo, e para isso existe os planos de ação.

Vamos juntos ponto a ponto, para facilitar na próxima auditoria ou due Diligence que vocês tiverem que passar. 

 Como se preparar; 

  • Comunique o escopo da auditoria/due diligence e agenda
  • Certifique-se de contatos-chave estão disponíveis para entrevista
  • Verifique se os gestores podem claramente descrever seu SGA com precisão
  • Providencie acesso da equipe a documentação o mais rápido possível
  • Planejar a logística para a equipe da visita, durante o processo (não irrita a turma rsrs) 

Os gestores de cada área devem estar atentos para; 

  • Familiarizar-se com os documentos em sua área
  • Saber percorrer a área para um controle nas operações
  • Verifique se que somente documentos válidos estão sendo usados
  • Identificar os registros que comprovam as exigências
  • Esteja preparado para compartilhar os resultados de desempenho para área
  • Certifique-se de que as áreas de trabalho são limpas e ordenada
  • Confirmar que o passado de não conformidades foram feitos
  • Participar nas reuniões prévias 
  • Conhecer os sistemas de gestão e como ele opera
  • Entender o plano de auditoria e funcional áreas
  • Estar disponível, ficando junto a equipe de auditoria

Os colaboradores nas áreas devem:

  • Entender a política dos seus sistemas de gestão e suas funções
  • Preparar-se através da participação em auditorias internas
  • Saber onde estão seus documentos localizados
  • Ser capaz de recuperar rapidamente sua registros
  • Saber como reagir ao auditor perguntas
  • Preparar -se para demonstrar suas atividades
  • Lembre-se de objetivos do SGA para seus área 

Colaboradores devem estar prontos para responder questões, tais como: 

  • Qual é o objetivo geral do seu SGA presente no processo da operação?
  • Descrever o seu trabalho e responsabilidades.
  • Existem recursos necessários para seu SGA?
  •  Como sabe o que fazer?
  • Sua participação em treinamentos

Claro que não está tudo aí, até por que cada auditor ou equipe tem sua maneira de trabalhar, principalmente aqueles que tem muita experiência e conhecimento na área em questão

Estamos juntos!

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