Em nossos trabalhos de auditoria, implantação ou até mesmo em due diligencies para M&A em pequenas e médias empresas, temos encontrado alguns equívocos, que nos deixam preocupados, com o futuro destas nesse mundo globalizado.
Muitas PMEs estão em um estado de não conformidade perpétua porque colocam seu administrador ou gerente pessoal no comando do QSMS-RS & Sustentabiliade.
Pequenas fábricas, postos de combustíveis, oficinas e concessionárias são bons exemplos.
Para empreendedores de PMEs com tempo e recursos muito limitados, é quase impossível acompanhar sua longa lista de regulamentações complexas.
É realmente difícil, e encontramos quase todos os erros que as PMEs podem cometer ao tentar gerenciar a conformidade em áreas que são exigidas pela sociedade e nossa legislação.
Tenho vários empreendedores na minha família e sei o que eles passam na pele.
Conhecendo e entendendo essa dificuldade, aliada ao nosso trabalho atual, estou comprometido em auxiliar as PMEs a gerenciar sua conformidade.
Para ajudar, aqui estão alguns dos principais erros que já vi proprietários de PMEs cometerem.
- Tarefa dupla de um gerente de equipe com conformidade em QSMS
Este é de longe o erro mais comum e potencialmente prejudicial que as PMEs cometem ao tentar gerenciar suas obrigações de conformidade com QSMS-RS.
É assim que normalmente se desenrola:
Um dia, a empresa percebe que não tem segurança, ou talvez um programa ambiental e algo precisa ser feito sobre isso.
Talvez um cliente ou companhia de seguros pediu por isso, eles tiveram um quase erro ou um ferimento grave, ou foram inspecionados pela MT.
Seja qual for o caso, a empresa decidiu que era hora de construir um programa de segurança, mas logo se deparou com uma grande questão: “Quem vai fazer isso?”
Embora existam todas as opções mais viáveis e lógicas, como contratar um consultor ou um profissional experiente de QSMS-RS, os empresários ou gerentes seniores geralmente decidem seguir o caminho de menor resistência, que é colocar um de seus gerentes de equipe no comando.
Na maioria das vezes é um gestor de Recursos Humanos, mas também pode ser de qualidade, operações ou até manutenção.
De qualquer forma, a pobre alma recebeu o aceno e agora promete magicamente fazer isso acontecer no topo de sua longa lista de outros deveres.
Essa “estratégia” quase nunca funciona!
Cerca de 38.000 leis municipais, estaduais e federais, normas de segurança e regulamentações ambientais estão frequentemente mudando, são complexas, difíceis de entender e ainda mais difíceis de cumprir, mesmo para especialistas.
Se você não acredita em mim, basta entrar no site deles e começar a ler.
Ao fazer isso, imagine tentar aplicar o que você leu em sua própria empresa.
A implementação e o gerenciamento bem-sucedidos desses regulamentos exigem anos de experiência e conhecimento, e é completamente irreal esperar que uma pessoa com pouca experiência o faça.
Como se esse problema não fosse assustador o suficiente, o papel de liderança do gerente de equipe típico geralmente contribui diretamente para os resultados da empresa e, portanto, exige a maior parte de seu tempo e atenção (especialmente se eles querem manter seus empregos!). Isso deixa pouco tempo para gerenciar problemas de conformidade.
Junte esses dois problemas e é fácil ver que essa estratégia quase sempre está condenada.
Quando um empresário ou gerente toma essa decisão (errada), quase sempre acredita que a conformidade está realmente sendo gerenciada, não percebendo nenhum desses problemas.
A situação é muitas vezes agravada por gerentes de equipe com medo de dizer qualquer coisa por temor de perder seus empregos.
Então, um dia, algo ruim acontece (acidentalmente) ou uma verificação de órgão.
Só então o grande erro finalmente vem à tona.
Aí já é tarde demais, o que deixa os tomadores de decisão se perguntando o que aconteceu.
- Usando tópicos genéricos de treinamento on-line para gerenciar requisitos de treinamento de segurança ou meio ambiente
É muito comum que PMEs assinem um portal de treinamento online que lhes dá acesso a uma ampla gama de módulos genéricos de treinamento.
Alguns desses módulos abordam padrões específicos, mas muitos não.
O treinamento genérico de segurança ou ambiental não consegue abordar os aspectos específicos da empresa.
- Falha na realização de inspeções de rotina
É fundamental realizar inspeções diárias no local de trabalho para identificar os riscos de saúde, segurança e meio ambiente e, em seguida, corrigi-los prontamente.
As PMEs são vítimas desses problemas devido a uma falta geral de conhecimento interno crítico, bem como tempo e recursos insuficientes para acompanhar os regulamentos ambientais, de saúde e segurança.
Isso muitas vezes os coloca em descumprimento permanente e, portanto, em risco de responsabilidade significativa, incluindo danos graves, danos ambientais, multas pesadas e penalidades regulatórias, perdas monetárias e de clientes e até mesmo responsabilidade civil e criminal em potencial.
Testemunhei muitas pequenas empresas e indivíduos que conheci em minha carreira que foram vítimas de quase todos esses riscos, incluindo um cliente sendo preso por violação ambiental e outros sendo ameaçados de prisão.
Espero que este artigo consiga aumentar a conscientização sobre esses erros comuns e ajude os proprietários de pequenas e médias empresas a fazer melhores escolhas no gerenciamento de conformidades.
Estamos juntos!
