Quando nossos clientes nos chamam para reestruturar ou implantar seu sistema de gestão, faço questão de explicar a necessidade de integra-los, mas tem que ter um propósito, sem esse não existe sistema que resista.
Certifica-los?
Não acredito que seja necessário, a não ser que venha algum pedido, mas ter um sistema de gestão isso sim é fundamental para o sucesso da operação.
Quando rescrevo procedimentos ou até mesmo realiza o gap analisys levo sempre consideração a necessidade de integrar as normas de gestão.
Quando se propõe a implementar um Sistema de Gestão Integrado com base nas normas (9001/14001/45001/26000/SA8000), a mesma se obriga a pensar, desenhar e implementá-lo através de um planejamento.
As vantagens de se fazer uso do modelo é que o planejamento base já vem pronto, ou seja, é preciso implementá-lo.
Com o sistema de gestão Integrado implementado o passo seguinte é fazer uso do mesmo.
Para verificar se o mesmo está funcionando, se precisa de adequações, se o sistema está conforme, faz se uso de uma ferramenta que o próprio modelo traz como obrigatória, as auditorias.
O propósito das auditorias é o de continuamente e sistematicamente monitorar a efetividade do sistema de gerenciamento da qualidade.
Isto inclui auditorias que cobrem todos os elementos do sistema e todas as áreas funcionais, as quais devem no mínimo serem auditadas uma vez ao ano, porém minha recomendação é que isto ocorra pelo menos duas vezes ao ano.
Esta é uma forma compreensiva para prover FEED BACK, pontual e valioso aos gestores em relação a todo o SGI, os resultados da auditoria podem ser usados como áreas alvos para ações de melhoria e subsequentemente, facilitar os planos de melhoria contínua.
Para atuar neste planejamento, com base no que foi verificado, é preciso fazer uso de outras duas ferramentas também disponibilizadas e obrigatórias pelo 9001, como, ações Corretivas e Ações Preventivas.
O propósito de uma ação Corretiva sistêmica e eficaz é o de assegurar que a causa ou causas de uma não conformidade real.
O propósito de uma ação preventiva sistêmica e eficaz é o de assegurar que a causa ou causas de uma não conformidade potencial está (ão) identificada(s), analisada(s) e resolvida(s) visando prevenir que este problema venha a ocorrer.
O que se espera é que na medida em que o mesmo amadureça, os números de ações corretivas tenham uma tendência de queda, enquanto que o número de ações preventivas terá uma tendência de crescimento.
A sucessão de ações corretivas e preventivas possibilita para a organização a identificação de tendências que podem encaminhar ao rastreamento de problemas, aspectos e perigos em desenvolvimento de processos ou em produtos.
Outra ferramenta gerencial também de uso obrigatório, é a Análise crítica pela Direção, o que leva a organização realizar um novo ciclo PDCA.
Tem como propósito avaliar o status do sistema de gestão integrado implementado, periodicamente quanto a sua eficiência e eficácia.
O mesmo diz respeito à determinação de quais requisitos internos e externos estão sendo adequados e cumpridos para o atendimento dos clientes em relação ao explicitado pela sua Política (s) e objetivos.
Os executivos da organização devem participar, pois são os que tem poder, responsabilidade a quanto à qualidade.
Estes analisam o resultado das auditorias, as ações corretivas e preventivas, analisam os dados coletados desde a última análise crítica, etc.
A intenção desta análise é a de determinar a saúde do SGI e claro da própria empresa pela identificação de oportunidades para a melhoria continua através da determinação de ações para facilitar esta melhoria.
Isto inclui a determinação de quem deve fazer o que, bem como a provisão de recursos financeiros, humanos, de infraestrutura e de ambiente de trabalho para assegurar o sucesso das ações identificadas.
O conceito básico deste modelo é que o Sistema de Gestão deve ser continuamente monitorado e medido, avaliado e alterado, na busca da melhoria contínua.
A efetiva implementação destes três elementos possibilita que qualquer organização realize melhorias continuadamente.
É essencial que igual ênfase seja dado a cada um destes elementos.
Auditoria interna não terá nenhum propósito se as ações identificadas não sofrerem ações corretivas.
Ações corretivas e preventivas não funcionarão adequadamente se as deficiências do SGI não forem identificadas, se isto ocorrer, oportunidades para melhoria tenderão a diminuir.
Análise crítica pela direção será ineficaz se o mesmo não determinar ações de melhoria, ou seja, que se rode o PDCA.
Para uma organização um sistema compreensivo de contínua melhoria deve ser um orientador, uma espécie de bússola.
Uma implementação de sucesso e a manutenção com melhorias requerem comprometimento da direção e claro de todos os envolvida.
A integração destes quatro elementos, requisitos, processos aliados a utilização de algumas ferramentas da qualidade são a garantia que uma organização terá para uma caminhada sem fim em prol da melhoria da eficiência e da eficácia de sua empresa, e todos compõem a base para a melhoria Contínua de um SGI de qualquer que seja o tipo de empresa.
No fundo esta é a razão pela qual, a cada auditoria para manutenção de um SGI estes elementos são verificados.
Através da Auditoria os auditores estarão avaliando se o gerenciamento do SGI é efetivo e constantemente monitorado, avaliado e melhorado pela organização através de sua alta direção e claro, com o objetivo de se tornar uma empresa cada vez mais competitiva neste mercado implacável com os amadores.
Estamos juntos!
