A auditoria interna é um dos elementos mais vitais de um SGA para garantir que os processos sejam eficazes e sejam seguidos, e, portanto, proporcionar melhoria contínua.
Com tanta importância colocada no processo de auditoria interna e tantos detalhes que precisam ser capturados, portanto, faz sentido abordar no seu programa de auditoria com algum tipo de plano metódico para garantir que sua organização obtenha o máximo benefício de sua função de auditoria.
É provável que sua organização decida sobre a frequência do seu ciclo de auditoria interna em sua revisão de gestão, normalmente realizada anualmente.
É possível, neste momento, que sua organização decida sobre os tópicos para sua auditoria interna, embora isso possa mudar durante o ano como resposta a quaisquer incidentes ou acidentes, ou à medida que surgem saídas de avaliação de riscos e discussões baseadas em riscos.
No entanto, há sempre o perigo de que uma auditoria interna possa ser menos eficaz do que o esperado por falta de planejamento seja falta de recursos, o proprietário correto do processo estar indisponível ou detalhes mal registrados ou insuficientes.
Portanto, faz sentido colocar algum tipo de plano em prática ao olhar para o próximo ano para garantir que sua função de auditoria interna seja planejada, organizada e tenha o máximo benefício para sua organização.
Para garantir que capturemos todos os componentes vitais da auditoria interna, o que sua organização deve pensar ao criar um plano de auditoria?
Vamos examinar com mais detalhes:
O objetivo estratégico em um plano de auditoria precisa estar ligado ao objetivo geral da sua organização, para garantir que seja de alguma forma mensurável do ponto de vista interno.
Por exemplo, faz parte do plano que você espera definir tópicos e frequências para auditoria interna, ou isso é feito na revisão da gerência?
Este plano está sendo criado para garantir que a auditoria interna em si seja eficaz e atenda às condições da norma ISO 14001 em termos de verificação de processos e entrega de melhoria contínua?
O plano de auditoria deve capturar todos esses elementos, além de garantir que suas próprias auditorias ofereçam melhorias contínuas.
Esses podem ser um dos principais usos do seu plano de auditoria.
Você tem uma equipe de colaboradores adequadamente treinada para garantir que suas auditorias internas sejam eficazes?
Você pode usar o plano para garantir que todos os colaboradores escolhidos estejam disponíveis nos dias determinados e não em férias ou envolvidos em outros projetos?
Os colaboradores que você selecionou entendem os objetivos do plano de auditoria e a própria auditoria interna?
Os colaboradores que você seleciona conhecem a norma ISO 14001 para garantir que a auditoria interna possa ser executada com eficiência?
Sem dúvida, sua organização terá documentação ou formulários sobre como realizar a auditoria interna e registrar as informações de suporte.
Pergunto; isso é suficiente?
O nível de informações registradas varia de acordo com o auditor?
Dado que a qualidade de qualquer ação corretiva pode variar dependendo das informações observadas tarefas auditadas, colaboradores entrevistados, evidências observadas etc. pode ser aconselhável usar seu plano de auditoria interna para esclarecer e garantir que essas informações de suporte sejam registradas para em certa medida e de maneira a ajudar a melhorar a qualidade do resultado da própria auditoria.
Também é bom lembrar que, independentemente do formato escolhido, é recomendável registrar os detalhes do seu plano digitalmente, pois isso é útil como informações de suporte para a saída da sua auditoria interna e registrá-las no SGA para referência.
Pense no plano de auditoria interna e seus detalhes como uma extensão do seu próprio processo de auditoria interna.
É aconselhável revisar e medir a eficácia de tal processo, como acontece com qualquer elemento relacionado ao ciclo “Planejar, fazer, verificar, agir” dentro dos padrões da ISO.
O plano de auditoria interna está tornando seu processo de auditoria mais eficaz, organizado e detalhado do que antes?
Os detalhes registrados no seu plano de auditoria ajudam a identificar as causas principais com mais clareza e permitem que as ações corretivas sejam mais eficazes?
Se a resposta for “não”, talvez seja necessário revisar, alterar os detalhes e tentar novamente.
A eficácia de suas próprias auditorias internas pode ser bastante aprimorada pelo nível de planejamento que sua organização faz em torno delas.
Ter as pessoas corretas auditando os processos colaboradores corretos no momento e no local corretos, resultando em um nível de detalhe muito preciso, pode dar à sua organização uma excelente visão de quão eficaz é esse processo específico.
Quando esse nível de detalhe não está presente, podem aparecer facilmente lacunas que, de outra forma, não seriam evidentes.
Isso, sem dúvida, cria perigo para a sua organização quando as auditorias de certificação e vigilância são realizadas, mas, igualmente importante, pode custar dinheiro à sua organização diariamente por ineficiência e baixo desempenho.
Sua auditoria interna é fundamental para o desempenho e o bem-estar da sua organização – planeje-a bem e você verá o benefício.
Estamos juntos!
