Nossa consultoria revisa PAEs, PGRs e Planos de gestão de crises e continuidade do negócio, e nos chama atenção a falta de comunicação entre esses planos com a gestão e o gerenciamento de riscos.
Baseado em nossa experiência, eles devem estar conectados desde o início com a identificação dos riscos
O Plano de gestão de crises junto com o de continuidade dos negócios e emergência, é a extensão natural do gerenciamento de riscos.
Uma vez elaborado, a necessidade de um Plano de emergência conectado ao de gestão de crises e continuidade do negócio aparecerá em diversos contextos.
Comecemos pelos riscos.
O Plano faz parte da Gestão de Riscos e seus gerenciamentos?
Gerenciar riscos significa:
a) identificar aquilo que pode, em algum momento futuro, afetar a sua organização
b) se preparar para lidar com as consequências e seu escalonamento.
A partir disso, temos algumas possibilidades de ação, que podem ser:
- eliminar a possibilidade de o risco acontecer (prevenir, evitar);
- reduzir a chance de ele acontecer (mitigar);
- terceirizar os efeitos desse risco (transferir);
- aceitar que o risco pode acontecer.
O Plano quando entra em uma situação em que não é possível eliminar o risco, deve ser usado em situações em que, por mais que reduzamos a chance de que o risco aconteça, sempre haverá uma possibilidade (mesmo que pequena e bem monitorada) de incidência.
Dessa forma, mesmo atuando preventivamente, é preciso fazer mais.
Agora, todo risco precisa de estar no Plano? Não!
O que acontece é que alguns riscos podem trazer impactos muito severos para a empresa. Como a gente costuma dizer: “podem fazer muitos estragos!”.
E esses estragos podem ter diferentes efeitos.
Eles podem causar danos à reputação da organização, fazendo com que ela perca clientes. Podem prejudicar a cadeia de abastecimento, fazendo com que a empresa fique sem fornecedores, o que pode fazer com que a produção pare.
Podem até mesmo dizer respeito à vida das pessoas que trabalham na empresa, colocando os colaboradores em risco.
Entenda que todos os riscos são importantes e devem ser gerenciados.
Porém, cada risco deve ser tratado com a intensidade necessária.
Assim, quando o impacto é muito alto e a probabilidade também, mesmo trabalhando muito fortemente na prevenção, às vezes é preciso ter um “Plano B” caso o risco venha a incidir com chance de um escalonamento das consequências.
A metodologia BOW TIE que utilizo a décadas é excelente para esse caso para melhorar visualização
Planos de emergência e consequentemente, de crises e continuidade dos negócios requerem treinamento.
Os Planos, além de servir para minimizar danos, também serve para manter as pessoas da organização calmas na hora da tempestade.
Eles são destinados a conter efeitos muito graves, ou seja, situações que as pessoas teriam dificuldades para contornar.
Assim, é fundamental que você promova treinamento sobre esse plano, incluindo simulações, exercícios e tudo que for necessário.
Não adianta nada possuir esses planos perfeitos no papel, mas ninguém saber que ele existe.
As pessoas têm de saber que ele existe, tem de ser conscientizadas a respeito de sua seriedade.
Mais importante ainda, elas têm de saber como executá-lo caso necessário.
É obrigatório ter esses planos na organização?
Para saber se é necessário ou não elaborar esses planos é preciso analisar o contexto da empresa.
Entender os processos e analisar os riscos e efeitos que eles podem gerar.
Da mesma forma, a necessidade deles também pode ser uma determinação legal ou estatutária (como em indústrias químicas por exemplo, em que uma série de planos de Contingência são requisitados).
Além disso, a demanda de um plano de contenção também pode surgir de um cliente importante.
É comum, por exemplo, algumas empresas requisitarem planos para garantir que o abastecimento daquilo que compram não seja interrompido.
E ficar sem esse produto é um risco para mim.
Não confunda a importância das coisas!
Você não fará esses planos para qualquer coisa.
Ele é um aspecto importante do ESG/ QSMS -RS & Sustentabilidade e que tratará de assuntos muito sérios, de situações que podem ser muito prejudiciais para a sua organização.
É como se ele fosse um Plano B tão ou mais importante que o Plano A.
De qualquer forma, muitos profissionais estão tão empolgados com o Plano A que não dão devida atenção ao Plano de emergência em si!
Bom lembrar! O plano é uma extensão da sua gestão de riscos, baseado na sua gestão de crises e continuidade dos negócios.
Ele só deverá ser feito em caso de necessidade do processo e para garantir a continuidade da organização.
Então, se ele for realmente necessário, não entre em uma zona de conforto minimizando os riscos e elabore qualquer procedimento.
O futuro da reputação da sua organização pode estar em jogo
Estamos juntos
